Polityka aktualizacji informacji i powtarzania próbek
Wersja VB-PAR-2026-01 · Obowiązuje od 14 września 2026 r. · Zastępuje poprzednią wersję ·
GENELINK, S.L. (nazwa handlowa «Vivabioma»), NIF B98649494, calle Arquitecto Mora 5, 2. piętro, lokal 4, 46010 Walencja, Hiszpania · info@vivabioma.com · Telefon: +34 960 090 596.
Niniejsza Polityka stanowi część umowy wraz z Warunkami prawnymi i Świadomą zgodą oraz jest dostępna na Stronie internetowej przed zawarciem umowy. Wyjaśnia, jaką technologią analizujemy próbkę, jak technologia ta się rozwija, w jaki sposób aktualizowane są raporty oraz co dzieje się, gdy próbka nie spełnia minimalnych kryteriów jakości.
1. Cel i zakres
1.1 Celem Vivabioma jest umożliwienie Państwu dostępu z dowolnego miejsca do informacji o mikrobiomie jelitowym oraz dzielenia się nimi z wybranym pracownikiem ochrony zdrowia. W tym celu utrzymujemy platformę, która przechowuje, interpretuje i aktualizuje te informacje.
1.2 Niniejsza Polityka ma zastosowanie do produktów Starter, Advanced i Ultra w zakresie, w jakim są one dostępne w Państwa kraju.
1.3 Warunki zawarcia umowy, płatności, rozszerzeń i odstąpienia od umowy określają Warunki prawne. Zakres, ograniczenia i zasady przetwarzania Państwa danych określa Świadoma zgoda. W przypadku rozbieżności dokumenty te mają pierwszeństwo w sprawach, które regulują.
2. Technologia analizy
2.1 Analiza jest wykonywana metodą sekwencjonowania metagenomicznego typu shotgun na podstawie próbki kału. Technika ta sekwencjonuje materiał genetyczny obecny w próbce bez wcześniejszego wyboru konkretnego genu, co pozwala oszacować skład i różnorodność społeczności mikroorganizmów oraz opisać potencjalne funkcje metaboliczne.
2.2 Oprócz bakterii analiza może wykrywać sekwencje przypisywane wirusom, grzybom i innym mikroorganizmom. Czułość dla tych grup jest niższa i bardzo zmienna, zależy od ich względnej liczebności oraz dostępnych referencyjnych baz danych i w żadnym przypadku nie stanowi diagnostycznego badania mikrobiologicznego, wirusologicznego ani parazytologicznego. Brak wykrycia mikroorganizmu nie wyklucza jego obecności.
2.3 Osiągalna rozdzielczość zależy od uzyskanej głębokości sekwencjonowania, udziału materiału mikrobiologicznego w próbce, referencyjnych baz danych oraz zastosowanych metod klasyfikacji. Nie gwarantuje się identyfikacji wszystkich obecnych mikroorganizmów ani równomiernego pokrycia.
2.4 W miarę rozwoju nauki o mikrobiomie możemy wdrażać nowe narzędzia bioinformatyczne i zaktualizowane bazy danych. Ulepszenia te mają zastosowanie do analiz i interpretacji wykonywanych po ich wdrożeniu i same w sobie nie dają prawa do bezpłatnego powtórzenia już wydanej analizy.
3. Aktualizacja baz danych i interpretacji
3.1 Klasyfikacja taksonomiczna, przypisania funkcjonalne i wskaźniki prezentowane w Państwa raportach zależą od baz danych i modeli obowiązujących w chwili analizy. Zarówno bazy, jak i modele są okresowo weryfikowane.
3.2 Możemy aktualizować treść interpretacyjną Państwa raportów bez konieczności pobierania nowej próbki, w ramach funkcji zawartych w danym produkcie. Każdy raport jest oznaczony wersją i datą wskazującymi interpretację obowiązującą w danym momencie.
3.3 Aktualizacja może zmienić, doprecyzować lub usunąć wcześniejszy wynik: mikroorganizm może zostać przeklasyfikowany, funkcja może zostać przypisana ponownie, a wskaźnik ponownie skalibrowany. Jest to związane z charakterem analizy i nie oznacza błędu w poprzednim raporcie.
3.4 Nie zobowiązujemy się do indywidualnego kontaktowania się z Państwem przy każdej zmianie interpretacji. Skontaktujemy się jednak, gdy kontrola jakości ujawni istotny błąd wpływający na jeden z Państwa wyników. W takim przypadku możemy go skorygować, tymczasowo wycofać i przekazać Państwu poprawioną wersję.
3.5 Żaden wynik, ani pierwotny, ani zaktualizowany, nie zastępuje oceny pracownika ochrony zdrowia ani potwierdzenia za pomocą odpowiedniego badania klinicznego w uprawnionym ośrodku lub laboratorium.
4. Rozszerzenia i reinterpretacje
4.1 Gdy jest to dostępne, mogą Państwo przejść o jeden poziom wyżej — ze Starter do Advanced lub z Advanced do Ultra — poprzez oddzielny zakup. Rozszerzenie może polegać na ponownej interpretacji już przechowywanych danych, bez nowej próbki i nowego sekwencjonowania.
4.2 Możliwość rozszerzenia zależy od jakości pierwotnych danych, zachowanego formatu, wieku próbki, zgodności technicznej oraz dostępności terytorialnej. Zostanie to potwierdzone przed zakończeniem zakupu.
4.3 Jeśli zażądają Państwo usunięcia swoich danych technicznych, rozszerzenie nie będzie już możliwe bez nowej próbki. Poinformujemy o tym przed wykonaniem usunięcia.
4.4 Porównanie dwóch analiz wykonanych w różnym czasie wymaga nowej próbki i nie eliminuje zmienności technicznej ani czasowej: zmiana między raportami sama w sobie nie dowodzi, że dana interwencja spowodowała poprawę lub pogorszenie.
4.5 Jeśli chcą Państwo uzyskać informacje o wersjach analizy lub dostępności rozszerzenia, prosimy napisać na info@vivabioma.com. Przed potwierdzeniem przez Państwa jakiejkolwiek opcji przedstawimy aktualnie dostępne możliwości wraz z ceną i warunkami.
5. Minimalne kryteria jakości próbki
5.1 Aby wydać wiarygodne wyniki, próbka musi spełniać obowiązujące minimalne kryteria jakości. Obecnie są to:
• Uzyskane stężenie DNA mikroorganizmów równe lub większe niż 8 ng/µL.
• Jakość sekwencjonowania: parametry jakości sekwencji, w tym odsetek zasad z wynikiem Q30 lub wyższym, muszą osiągać progi określone w naszym systemie zarządzania jakością i stosowane jednakowo do wszystkich próbek.
• Udział ludzkiego DNA poniżej 10% całkowitej próbki.
5.2 Trzecie kryterium wynika z tego, że próbka kału zawsze zawiera komórki ludzkie. Gdy ich udział jest wysoki, ilość dostępnego materiału mikrobiologicznego jest niewystarczająca do wiarygodnej analizy. Sekwencje ludzkie są odfiltrowywane podczas przetwarzania zgodnie z opisem w Świadomej zgodzie.
5.3 Kryteria te odpowiadają aktualnemu stanowi techniki i naszemu systemowi zarządzania jakością i mogą być aktualizowane. Stosuje się kryteria obowiązujące w chwili analizy, wskazane w opublikowanej wersji niniejszej Polityki.
6. Co się dzieje, gdy próbka nie spełnia kryteriów jakości
6.1 W zdecydowanej większości przypadków wystarcza jedna próbka. Niekiedy ilość lub jakość uzyskanego DNA mikroorganizmów nie spełnia minimalnych kryteriów. Zwykle wynika to z nieprawidłowego pobrania, niewłaściwego przechowywania lub transportu albo z czynników biologicznych, takich jak niedawne stosowanie antybiotyków, ostra infekcja lub określone stany układu pokarmowego wpływające na stabilność materiału genetycznego.
6.2 Jeśli pierwsza analiza nie da prawidłowych wyników, skontaktujemy się z Państwem pocztą elektroniczną i bezpłatnie wyślemy nowy zestaw w celu powtórzenia pobrania próbki, ekstrakcji i analizy.
6.3 Jeśli także druga próbka nie spełni kryteriów, zaoferujemy Państwu wybór między trzecim pobraniem próbki, również bezpłatnym, a rozwiązaniem umowy z refundacją przewidzianą w punkcie 8.
6.4 Od tego momentu każda dodatkowa analiza, którą zechcą Państwo wykonać, będzie rozliczana według aktualnej ceny, o której poinformujemy przed potwierdzeniem.
6.5 Powtórzenie pobrania próbki nie gwarantuje zadowalającego wyniku. W wyjątkowych przypadkach stabilizacja materiału genetycznego mikroorganizmów w zestawie nie jest możliwa z przyczyn niezależnych od laboratorium.
6.6 Jeśli prawidłowa próbka po powtórzeniu nie daje wyniku nadającego się do wykorzystania, a nie jest to Państwu przypisywane, zaoferujemy, stosownie do okoliczności, ponowne wykonanie analizy, obniżenie ceny albo rozwiązanie umowy ze zwrotem kwoty odpowiadającej części niezgodnej z umową. Bezpłatne powtórzenie nie zastępuje ustawowych środków ochrony w przypadku braku zgodności.
7. Kiedy powtórzenie nie jest bezpłatne
7.1 Powtórzenie nie będzie bezpłatne, jeżeli nieważność próbki wynika z przypisywanego Państwu nieprzestrzegania instrukcji dotyczących pobrania, przechowywania, ilości, oznakowania, terminu lub wysyłki.
7.2 Przypisanie odpowiedzialności musi opierać się na obiektywnym, możliwym do zweryfikowania elemencie: przeterminowanym lub niezarejestrowanym zestawie, nieprawidłowej etykiecie lub procedurze zwrotu, wysyłce po terminie, materiale wyraźnie naruszonym lub zanieczyszczonym albo niewystarczającej ilości wynikającej z pobrania. W razie braku takiego elementu zdarzenie będzie traktowane jako nieprzypisywane Państwu, a powtórzenie będzie bezpłatne zgodnie z punktem 6.
7.3 Przed naliczeniem jakiejkolwiek kwoty poinformujemy Państwa o cenie materiału, logistyki i, w stosownych przypadkach, ponownego przetwarzania i nie obciążymy Państwa bez potwierdzenia.
7.4 Jeżeli materiał do pobrania zostanie przypadkowo uszkodzony podczas pobierania — wskutek upadku, pęknięcia, zanieczyszczenia lub utraty elementu — stosuje się zasady wymiany określone w Warunkach prawnych: bezpłatny zestaw nie jest wysyłany, lecz udostępniamy kupon obejmujący materiał i jego wysyłkę, bez konieczności ponownej zapłaty za usługę analizy.
7.5 Jeżeli autoryzowany przewoźnik zgubi próbkę po udokumentowaniu przez Państwa jej prawidłowego przekazania, powtórzenie jest bezpłatne.
8. Terminy odpowiedzi i zwrot środków
8.1 Mają Państwo trzy miesiące od otrzymania naszego e-maila na poinformowanie nas, czy chcą powtórzyć próbkę, czy rozwiązać umowę. Jeśli nie otrzymamy odpowiedzi, wyślemy przypomnienie przed upływem tego terminu.
8.2 Po upływie trzech miesięcy bez odpowiedzi zamkniemy zgłoszenie i nie będziemy rezerwować materiałów ani mocy laboratoryjnych dla tego zamówienia. Nie uniemożliwia to późniejszego kontaktu z nami i nie wpływa na prawa przysługujące Państwu jako konsumentowi na mocy obowiązujących przepisów: jeśli napiszą Państwo później, rozpatrzymy wniosek zgodnie z niniejszą Polityką i właściwym prawem.
8.3 Jeżeli niemożność wydania wyników nie jest Państwu przypisywana i zdecydują się Państwo rozwiązać umowę zamiast powtórzyć próbkę, zwrócimy kwotę zapłaconą za usługę analizy.
8.4 Zwrot zostanie dokonany tą samą metodą płatności, której użyto przy zakupie, chyba że uzgodniono inaczej, w ciągu 14 dni kalendarzowych od poinformowania nas o Państwa decyzji.
8.5 Powyższe pozostaje bez uszczerbku dla prawa odstąpienia od umowy oraz prawnej gwarancji zgodności, które są uregulowane w Warunkach prawnych i nie są ograniczone niniejszą Polityką.
9. Przypadki, w których nie można wydać wyników
9.1 Niezależnie od jakości próbki wydanie wyników może być niemożliwe, jeśli próbka zostanie otrzymana uszkodzona lub po terminie, zestaw jest przeterminowany, nie został zarejestrowany na platformie, nie można zweryfikować jego powiązania z kontem lub brakuje dokumentu potwierdzającego reprezentację, gdy posiadaczem jest osoba małoletnia lub osoba objęta środkami wsparcia.
9.2 W takich przypadkach poinformujemy Państwa o przyczynie i dostępnych możliwościach. Jeżeli przyczyna nie jest Państwu przypisywana, zastosowanie mają punkty 6–8.
10. Niewysłane próbki i przeterminowane zestawy
10.1 Zestaw należy aktywować, a próbkę wysłać w ciągu 12 miesięcy od zakupu i w każdym przypadku przed datą ważności wydrukowaną na materiale. Po przekroczeniu wcześniejszego z tych terminów nie możemy zagwarantować możliwości prawidłowego pobrania ani ważności analizy, a niniejsza Polityka nie daje prawa do bezpłatnego powtórzenia.
10.2 Jeżeli zestaw stracił ważność bez użycia, prosimy do nas napisać. Poinformujemy o aktualnych warunkach zakupu materiału zastępczego.
11. Jak przekazujemy informacje
11.1 Komunikaty dotyczące problemów z próbką, powtórzeń i aktualizacji są wysyłane pocztą elektroniczną na adres powiązany z Państwa kontem, a w stosownych przypadkach także za pośrednictwem powiadomień na platformie. Odpowiadają Państwo za utrzymanie tego adresu jako aktualnego i dostępnego.
11.2 Przechowujemy rejestr tej komunikacji w naszym systemie zarządzania jakością.
12. Obowiązywanie i zmiany
12.1 Niniejsza Polityka posiada kod wersji i datę. Do każdego zamówienia stosuje się wersję obowiązującą w chwili zakupu, chyba że późniejsza wersja jest dla Państwa korzystniejsza.
12.2 Możemy ją aktualizować z przyczyn technicznych, naukowych, prawnych lub związanych z dostawcami. Historię wersji można uzyskać, pisząc na info@vivabioma.com.
12.3 W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki: info@vivabioma.com.